Politique de respect de la vie privée

01.2024

BenefitMe SA (ci-après « BenefitMe ») est une société dont le siège se situe C/O Loyco au 8 rue Jacques-Grosselin, 1227 Carouge – Genève, Suisse.

BenefitMe s'engage à respecter votre vie privée et à respecter les dispositions de la Loi suisse sur la protection des données (LPD) et du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

La présente politique de protection de la vie privée décrit comment BenefitMe collecte, utilise, transfère et conserve les Données à caractère personnel (définies ci-dessous au point 1.1) lors de l'utilisation de nos services (les « Services ») et/ou de notre site web (le « Site web ») et/ou de notre plateforme (la « Plateforme ») et vous informe de vos droits (ci-après la « Politique de respect de la vie privée »). Si vous avez une question ou une demande, veuillez nous envoyer un e-mail à l'adresse suivante : info@benefitme.ch.

La présente Politique de respect de la vie privée s'ajoute aux obligations de confidentialité des clients que nous pouvons avoir envers vous. Veuillez consulter nos conditions applicables à votre engagement pour des informations plus détaillées concernant la confidentialité.

En utilisant nos Services et notre Site web, vous consentez expressément à ce que BenefitMe collecte et traite vos Données à caractère personnel (telles que définies ci-dessous) conformément aux dispositions de la présente Politique de respect de la vie privée.

1. Les informations que nous collectons

1.1 Données à caractère personnel

Les données recueillies par BenefitMe incluent toutes les informations nécessaires à BenefitMe pour s'acquitter de toutes ses obligations contractuelles et légales (« Données à caractère personnel »). Toutes ou parties de ces données peuvent être anonymisées, d'entente avec le client.

  • Informations personnelles d'identification, y compris : prénom, nom, année de naissance, sexe, code postale, e-mail ;
  • Informations sur les membres de la famille concernés et les relations d'affaires ;
  • Données salariales, patrimoniales, maritales et fiscales ;
  • Informations recueillies par notre Site web, telles que décrites ci-dessous (voir le point 1.3).

1.2 Sources

Les Données à caractère personnel sont recueillies à différents moments et depuis différentes sources :

  • Lorsque vous ou votre organisation/société nous contactez pour examiner ou faites appel à nos services ;
  • Informations recueillies par notre équipe dans le cadre d'obligations contractuelles ;
  • Par e-mail ou téléphone ;
  • Sur notre Site web.

1.3 Cookies, suivi de visite et techniques similaires

1.3.1 Afin d'optimiser votre expérience sur le site Web, il est possible que des cookies ou des techniques de suivi similaires soient utilisés. Il s'agit de petits fichiers enregistrés dans le navigateur Internet et qui conservent certaines informations et données afin de les échanger avec le système de BenefitMe. Ils ne servent en aucun cas à conserver vos Données à caractère personnel.

Vous pouvez refuser l'utilisation de cookies dans les paramètres de votre navigateur Internet. Nous attirons votre attention sur le fait qu'en désactivant les cookies, vous risquez de ne pas avoir accès à toutes les fonctionnalités de BenefitMe.

1.3.2 BenefitMe travaille avec l'outil PostHog qui est une solution d'analyse de données qui fournit des fonctionnalités prêtes à l'emploi pour mieux comprendre l'utilisation de la plateforme. PostHog Cloud EU est hébergé dans la région AWS eu-central-1 basée à Francfort, en Allemagne.

De plus, BenefitMe prend des mesures supplémentaires pour garantir l'anonymat complet lors de l'utilisation de Posthog. Aucune donnée permettant d'identifier directement ou indirectement un employé ou même une entreprise n'est envoyée à cet outil d'analyse. Cela signifie que les informations traitées et analysées sont dépourvues de tout élément pouvant remonter à une personne ou une entité spécifique, assurant ainsi une confidentialité totale.

2. Pourquoi nous recueillons et traitons vos Données à caractère personnel

Les Données à caractère personnel recueillies et traitées par BenefitMe peuvent servir à :

  1. Vous contacter ;
  2. Vous identifier ;
  3. Remplir nos obligations contractuelles à votre égard ou à l'égard de votre organisation/entreprise et, dans ce cadre, fournir des informations pertinentes à des tiers ou aux autorités ;
  4. Exécuter des processus administratifs ou opérationnels au sein de BenefitMe ;
  5. Traiter et répondre à des demandes, questions ou plaintes reçues de vous ou d'une autre personne au sein de votre organisation/société ;
  6. Gérer et administrer votre relation commerciale avec BenefitMe ou celle de votre organisation/société, y compris le traitement des paiements et la facturation ;
  7. Respecter toute obligation légale imposant à BenefitMe de traiter les Données à caractère personnel, par exemple la tenue de registres à des fins juridiques (fiscalité, droit des sociétés) ;
  8. Fournir, contrôler et améliorer les services de BenefitMe ;
  9. Envoyer des bulletins d'information et du matériel promotionnel ;
  10. Surveiller l'utilisation du Site web ;
  11. Répondre à toute demande ou s'acquitter de toute obligation envers les autorités publiques, les agences répressives, les organismes de réglementation et les instances judiciaires ;
  12. Établir, exercer ou défendre les droits légaux de BenefitMe ou dans le cadre de procédures judiciaires ;
  13. Pour tout autre intérêt commercial légitime ou intérêt supérieur de BenefitMe.

3. Partage d'informations, accès et transferts

3.1 Accès par BenefitMe

La direction et les salariés de BenefitMe peuvent accéder à vos Données à caractère personnel afin de se conformer aux obligations contractuelles et légales de BenefitMe.

3.2 Accès par des tiers, par des autorités et des organismes publics

Afin de remplir ses obligations contractuelles, BenefitMe doit communiquer des Données à caractère personnel à des tiers, à des autorités et à des organismes publics (notamment en matière fiscale et d'assurances) en Suisse. Par la présente, vous consentez à de tels transferts.

3.3 Accès par des prestataires de services, des partenaires commerciaux et d'autres personnes

Par la présente, vous autorisez expressément BenefitMe à faire appel à des prestataires de services et à déléguer certaines tâches (comme les services et infrastructures informatiques, l'hébergement de serveurs, la maintenance et d'autres services) à des tiers. En outre, vous autorisez expressément BenefitMe à transférer des Données à caractère personnel à des tiers en cas de fusion, de vente, de liquidation ou de cession de tout ou partie des actifs de BenefitMe. Cela implique que des Données à caractère personnel peuvent être communiquées à de telles entreprises en dehors de Suisse.

Dans ce contexte, nous vous informons par la présente que certaines juridictions ne possèdent pas une législation assurant un degré de protection adéquat au sens de la Loi fédérale suisse sur la protection des données. Si les Données à caractère personnel de l'Utilisateur doivent être partagées avec de telles entreprises et si les autres conditions de la LPD et/ou du RGPD ne sont pas réunies, BenefitMe demandera votre consentement.

BenefitMe ne vendra en aucun cas vos Données à caractère personnel à des tiers.

3.4 Respect des lois en vigueur et des demandes émanant des autorités ; intérêts supérieurs de BenefitMe

BenefitMe peut transférer des Données à caractère personnel à des tiers tels que des autorités publiques suisses ou étrangères, des agences répressives, des organismes de réglementation ou des instances judiciaires lorsque ce transfert est raisonnablement nécessaire pour se conformer aux dispositions de la loi ou à une demande légale impérative ou pour protéger un intérêt supérieur de BenefitMe.

4. Stockage et sécurité

Vos Données à caractère personnel sont introduites dans nos systèmes électroniques et dossiers papier traités et entreposés physiquement et sous forme électronique sur des serveurs situés en Suisse.

Nous prenons toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour faire en sorte que vos Données à caractère personnel soient traitées et entreposées de manière sécurisée dans le respect de la présente Politique de respect de la vie privée. BenefitMe met en œuvre les mesures administratives, techniques et physiques appropriées raisonnablement nécessaires pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos Données à caractère personnel.

5. Conservation de Données à caractère personnel

Nous conservons vos Données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins évoquées ci-dessus, afin de fournir nos Services et de remplir nos obligations contractuelles et légales (par exemple nos obligations d'information et de comptabilité).

Si les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires pour remplir nos obligations contractuelles, elles seront restituées ou supprimées sauf si elles sont nécessaires pour respecter une obligation légale, notamment les obligations de conservation en droit fiscal et commercial. Cela inclut en particulier le Code suisse des obligations, la Loi suisse concernant la lutte contre le blanchiment d'argent, la Loi suisse régissant la TVA et la législation fiscale suisse.

6. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès en vertu de l'article 8 de la LPD (article 15 du RGPD), d'un droit de rectification lorsque les informations que nous possédons vous concernant sont inexactes en vertu de l'article 5 de la LPD (article 16 du RGPD), d'un droit à demander la suppression de vos Données à caractère personnel en vertu de l'article 5 de la LPD (article 17 du RGPD) ou la restriction de l'utilisation de vos informations personnelles en vertu des articles 12, 13 et 15 de la LPD (article 18 du RGPD), d'un droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel en vertu de l'article 4 de la LPD (article 21 du RGPD) et, enfin, d'un droit à la portabilité des données en vertu de l'article 20 du RGPD. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données en cas de problème (article 77 du RGPD).

Si vous avez une question ou une demande, veuillez nous envoyer un e-mail à l'adresse suivante : info@benefitme.ch.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Attention, ce retrait de consentement s'applique uniquement aux collectes/traitements ultérieurs de vos Données à caractère personnel et est sans incidence sur les collectes/traitements effectués dans le passé. On notera que BenefitMe garde le droit de traiter vos Données à caractère personnel en cas d'obligation légale ou d'intérêt supérieur de BenefitMe, y compris afin d'exercer ses propres droits légaux. Le retrait de votre consentement peut mettre fin à votre relation d'affaires avec BenefitMe.

7. Divers

Veuillez nous informer dans les plus brefs délais de toute modification de vos Données à caractère personnel (y compris de vos coordonnées de correspondance). La non-communication d'informations exactes ou le fait de ne pas mettre à jour les informations en cas de modification peuvent entraver notre capacité à fournir nos services.

Vous êtes responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des données communiquées à BenefitMe, et vous êtes tenu(e) de fournir des mises à jour en cas de modification de vos Données à caractère personnel.

BenefitMe ne peut être tenue pour responsable de toute situation provoquée par la possession par elle de données à caractère personnel inexactes, incomplètes, fausses ou déficientes de toute autre façon qui nous ont été communiquées par vous ou par un tiers.

La présente Politique de respect de la vie privée peut être modifiée à tout moment. BenefitMe vous informera de toute modification.